Een visitekaartje zonder naam laat niemand drukken, en toch staan er genoeg websites online met een strakke layout, mooie foto’s en een goed geschreven homepage, en in de footer alleen een logo en een copyrightregel van drie jaar geleden. Bij de meeste ondernemers staan die gegevens nergens op het lijstje als ze een website laten maken of eraan beginnen. Een bezoeker die twijfelt of hij bij je wil boeken, scrolt juist naar die footer om te zien of er een echt bedrijf achter zit.
Inhoudsopgave
Alles op een rij
- Je KvK-nummer
- Je officiële bedrijfsnaam, zoals die bij de KvK staat ingeschreven
- Je vestigingsadres
- Je btw-id, als je werk onder de btw valt
- Een e-mailadres plus een tweede snelle manier om contact op te nemen, en als particulieren via je site boeken of kopen zowel een e-mailadres als een telefoonnummer
- Een cookiebanner waarbij weigeren net zo makkelijk is als accepteren, zodra je cookies gebruikt die niet nodig zijn om je site te laten werken
- Een privacyverklaring, zodra je een contactformulier, intakeformulier of nieuwsbrief hebt
- Algemene voorwaarden, niet altijd verplicht en wel heel handig
- Werk je met cliënten: je klachtenregeling, je klachtenfunctionaris en je geschilleninstantie
Dit hoort er altijd op, en het is minder dan je denkt
Als ondernemer met een website zet je een paar gegevens zo neer dat iedereen ze kan vinden, meestal in je footer. Het gaat om je KvK-nummer, je officiële bedrijfsnaam zoals die bij de KvK staat ingeschreven, en een vestigingsadres. Een postbus is daarvoor te weinig. Het weglaten van je KvK-nummer valt onder de Wet op de economische delicten, dus in theorie staat er een flinke boete op.
Het btw-id vermeld je als je werk onder de btw valt. Zit je in de KOR, dan reken je geen btw en hoeft het niet, maar het is twee minuten werk en het geeft bezoekers net dat beetje extra vertrouwen dat er een echt bedrijf achter je site zit.
Voor je contactgegevens gelden twee regels. Elke website heeft een e-mailadres nodig plus minimaal één andere snelle manier om contact op te nemen, zoals een telefoonnummer, een contactformulier of een chat. Boeken of kopen particulieren via je site, bijvoorbeeld in een webshop, een online agenda of een cursusplatform, dan moeten sinds mei 2022 zowel je telefoonnummer als je e-mailadres erop. Maken mensen de afspraak pas na contact, per mail, WhatsApp of in een gesprek, dan zet je je telefoonnummer in de mail of offerte waarin je de afspraak maakt, en hoeft het niet op je site. Wat je over je tarieven moet laten zien, lees je in mijn blog over prijzen op je website.
Een cookiebanner waarbij weigeren net zo makkelijk is als accepteren
Bijna elke website gebruikt cookies. Google Analytics, een Facebook-pixel, een chatwidget of een kaartje van Google Maps zetten allemaal iets op het apparaat van je bezoeker, en voor alles wat niet nodig is om je site te laten werken heb je vooraf toestemming nodig. Vooraf betekent op het moment dat iemand binnenkomt, voordat die cookies laden.
De Autoriteit Persoonsgegevens heeft in 2025 meer dan tweehonderd organisaties gewaarschuwd over hun cookiebanner, en het blijft niet bij waarschuwen. Kruidvat kreeg in 2024 een boete van €600.000 voor trackingcookies zonder geldige toestemming, die na bezwaar in 2025 is verlaagd naar €50.000. Dat is Kruidvat, met een juridische afdeling. Jij hebt een banner die een plug-in je heeft aangeraden.
Een goede banner heeft twee knoppen die even groot en even duidelijk zijn, één om te accepteren en één om te weigeren. Dat oogt eerlijk, en een bezoeker die zich vanaf de eerste klik serieus genomen voelt, leest met meer vertrouwen verder.
Een privacyverklaring die klopt met wat je echt doet
Zodra iemand een contactformulier invult of zich aanmeldt voor je nieuwsbrief, verzamel je persoonsgegevens, en dan heb je een privacyverklaring nodig. Daarin staat welke gegevens je verzamelt, waarom, hoe lang je ze bewaart en wie er nog meer bij kan. De privacyverklaring en de cookiebanner worden vaak door elkaar gehaald, terwijl ze elk een eigen taak hebben: de privacyverklaring hoort bij elk formulier, de cookiebanner bij elke cookie die niet nodig is om je site te laten werken. Draai je Analytics of sluit je een YouTube-video in, dan heb je ze allebei nodig. Werk je met een intakeformulier, lees dan ook mijn blog over een intakeformulier op je website en de AVG.
Algemene voorwaarden zijn niet altijd wettelijk verplicht, maar zonder heb je bij een conflict weinig om op terug te vallen. Je legt er betalingstermijnen in vast, wat er gebeurt als een cliënt afzegt, hoe ver je aansprakelijkheid gaat en wat je doet als een traject anders loopt dan gepland. Met goede voorwaarden weet je cliënt vooraf waar hij aan toe is, en jij ook.
Werk je met cliënten, zet dan ook je klachtenregeling op je site
Help je mensen met hun gezondheid of welzijn, dan val je onder de Wkkgz, de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg. Therapeut is geen beschermde titel, en de wet kijkt dan ook naar wat je doet. Reiki, hypnotherapie, energetisch werk, opstellingen of coaching bij stress en burn-out vallen eronder zodra je ze inzet voor iemands klachten of welzijn. Dat geldt ook zonder BIG-registratie of lidmaatschap van een beroepsvereniging, en ook als je in je voorwaarden schrijft dat je werk geen medische zorg is. Voor coaches is het een grijs gebied: wie mensen begeleidt bij psychische of lichamelijke klachten valt er eerder onder dan een businesscoach.
Je hebt dan drie dingen nodig: een klachtenregeling, een onafhankelijke klachtenfunctionaris en aansluiting bij een erkende geschilleninstantie. Je cliënten moeten kunnen zien waar ze met een klacht terechtkunnen, dus zet de naam van je klachtenfunctionaris en geschilleninstantie op je website, bijvoorbeeld op je contactpagina of op een eigen pagina die je in de footer linkt. Zet het ook in je algemene voorwaarden, en kijk meteen of daar nog staat dat geschillen naar de rechter gaan.
Ben je lid van een beroepsvereniging, dan is het vaak voor je geregeld en zit het in je contributie. Vraag in dat geval na bij welke klachtenfunctionaris en geschilleninstantie je bent aangesloten, want dat moet je kunnen noemen. Zonder vereniging kun je het los regelen, bijvoorbeeld via ZZP Nederland, dat voor €50 excl. btw per jaar een klachtenfunctionaris en een geschilleninstantie aanbiedt, bovenop het lidmaatschap.
Je bezoeker kijkt hier echt naar
Mensen die serieus overwegen bij je te boeken, kijken of er een echt bedrijf achter je website zit. Ze zoeken je KvK-nummer op, lezen je voorwaarden voordat ze aan een traject beginnen, of willen weten waar ze terechtkunnen als iets niet goed voelt. Vinden ze dat allemaal, dan zetten ze de stap naar een afspraak makkelijker. Werk je met gezondheid of geld, dan kijkt Google zelf ook naar dit soort signalen.
Hoe je dit regelt
Voor algemene voorwaarden en een privacyverklaring bestaan sjablonen, en die zijn een goed begin. Kies er een die bij Nederlands recht past, vraag het bestand in Word zodat je het later kunt aanpassen, en laat het nakijken door een jurist. Pas de tekst daarna aan op wat je echt doet, want een privacyverklaring helpt je alleen als hij klopt met je eigen werkwijze. Ik bouw websites, en voor juridisch advies over jouw situatie ga je naar een jurist.
Een controle voor vandaag
Scroll naar je footer en kijk wat er staat: KvK-nummer, btw-id als je die hebt, adres, e-mail, telefoonnummer, en een link naar je privacyverklaring en voorwaarden. Werk je met cliënten, kijk dan ook of ze kunnen vinden waar ze met een klacht terechtkunnen. Open je site daarna in een privévenster. Verschijnt de banner voordat er iets laadt, en kun je net zo makkelijk weigeren als accepteren? Zo niet, dan weet je wat je vanmiddag doet.
